Bahan Ajarku: DASAR-DASAR TEKNOLOGI INFORMASI
BAHAN AJAR
DASAR-DASAR TEKNOLOGI INFORMASI
NAMA DIKLAT : MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Deskripsi Singkat
Mata
pendidikan dan pelatihan (mata diklat) ini menjelaskan tentang pengertian,
urgensi informasi bagi pimpinan, perkembangan, dan jenis-jenis aplikasi
teknologi informasi bagi perkantoran serta manfaat teknologi informasi berbasis
internet bagi perkantoran.
B. Indikator
Setelah
mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan pengertian,
pentingnya informasi bagi pimpinan, perkembangan dan jenis-jenis aplikasi
teknologi informasi serta manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi perkantoran.
C. Pokok Bahasan
1. Pengertian teknologi informasi
2. Pentingnya informasi bagi pimpinan
3. Perkembangan teknologi informasi
4. Jenis-jenis aplikasi teknologi informasi pada
perkantoran
5. Manjelaskan manfaat teknologi informasi berbasis
internet bagi perkantoran
DASAR-DASAR TEKNOLOGI INFORMASI
A.
Pengertian Teknologi Informasi
Istilah teknologi informasi (TI) mulai populer di
akhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya istilah teknologi informasi biasa
disebut teknologi komputer atau pengolahan data elektronis (electronic data
processing). Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan
dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital.
Banyak kalangan berpendapat bahwa saat ini adalah era
informasi global, di mana manusia bisa memanfaatkan teknologi informasi yang
perangkat utamanya adalah komputer. Informasi yang bisa diolah tidak hanya
sekedar informasi suara atau gambar, namun informasi bisa bersifat multimedia.
Manusia dapat memanfaatkan komputer dengan beragam cara mulai sebagai alat bantu menulis, menggambar, mengedit foto, memutar video, memutar lagu sampai analisis data hasil penelitian maupun untuk mengoperasikan program-program penyelesaian masalah-masalah ilmiah, bisnis, manajemen, mengendalikan mesin industri, bahkan mengendalikan pesawat ruang angkasa. Tujuan penggunaan komputer adalah agar setiap data yang diolah dapat dihasilkan informasi yang cepat, akurat, informatif, dan efisien.
TI merupakan elemen penting dalam kehidupan berbangsa
dan bernegara. Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini
memang begitu besar. TI telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan berbagai
sector kehidupan dimana memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang
mendasar pada struktur operasi dan manajemen organisasi, pendidikan,
trasportasi, kesehatan dan penelitian. Oleh karena itu, sangatlah penting
peningkatan kemampuan sumber daya manusia (SDM) TI, mulai dari keterampilan dan
pengetahuan, perencanaan, pengoperasian, perawatan dan pengawasan, serta
peningkatan kemampuan TI para pimpinan di lembaga pemerintahan, pendidikan,
perusahaan, UKM (usaha kecil menengah) dan LSM. Sehingga pada akhirnya akan
dihasilkan output yang sangat bermanfaat baik bagi manusia sebagai individu itu
sendiri maupun bagi semua sektor kehidupan.
Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia
untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber
daya yang dimilikinya. TI yang perkembangannya begitu cepat secara tidak
langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitasnya.
TI tidak dapat dipisahkan dari teknologi komunikasi. Istilah TI sering
disambung dengan istilah komunikasi sehingga yang sering terdengar adalah
istilah teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Padahal kedua istilah
tersebut memiliki perbedaan.
TI lebih ditekankan
pada hasil data yang diperoleh. Teknologi ini meliputi segala hal yang
berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan
pengelolaan informasi. Sedangkan pada teknologi
komunikasi ditekankan pada bagaimana suatu hasil data dapat disalurkan,
disebarkan dan disampaikan ke tempat tujuan. TI berkembang cepat dengan
meningkatnya perkembangan komputer dengan piranti pendukungnya serta perkembangan
teknologi komunikasi yang ada. Teknologi komunikasi berkembang cepat dengan
meningkatnya perkembangan teknologi elektronika, sistem transmisi dan sistem
modulasi, sehingga suatu informasi dapat disampaikan dengan cepat dan tepat.
Secara sederhana dapat dideskripsikan bahwa TI adalah
segala sesuatu tentang bagaimana komputer bekerja dan apa yang dapat dilakukan
oleh komputer. Sementara itu, teknologi komunikasi adalah segala sesuatu
tentang pemberian fasilitas untuk komunikasi antara orang dengan orang atau
orang dengan mesin/komputer atau mesin dengan mesin.
Teknologi komunikasi tidak hanya mencakup komputer saja, tetapi juga termasuk telepon,
radio, fax dan peralatan lainnya. Teknologi informasi dibentuk dari komponen teknologi
komputer dan muatan informasi. Pada awal ditemukannya komputer atau awal
digunakannya komputer, istilah Teknologi Informasi belum dikenal, yang dikenal
adalah teknologi komputer, EDP (electronic data processing) atau
teknologi pengolahan data elektronik.
Baru sekitar awal tahun 80-an, sebutan untuk unit
kerja yang melakukan pengolahan data elektronik berubah dari EDP menjadi unit
kerja Teknologi Informasi, kadang ada juga yang salah
penulisannya, yaitu unit kerja Teknologi dan Informasi. Sedangkan
teknologi komunikasi adalah identik dengan teknologi telekomunikasi yang
menjadi inti proses penyebaran informasi.
Uraian tersebut di atas adalah perbedaan definisi
antara teknologi informasi dan teknologi komunikasi, jika
memang diinginkan adanya pemisahan definisi dari kedua istilah tersebut. Tetapi
kenyataannya dalam konteks TIK kedua istilah tersebut tidak dapat dipisahkan. Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan teknologi yang dibangun
dengan basis utama teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer yang
terus berlanjut membawa implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan
data yang berujung pada informasi.
B.
Pentingnya Informasi bagi Pimpinan
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting
dalam manajemen modern. Dapat dikatakan bahwa informasi merupakan aliran darah
dalam tubuh organisasi, sehingga tanpa informasi maka organisasi akan mati.
Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga data adalah bahan
mentah informasi, dan informasi adalah produk pengolahan data yang dilakukan
oleh sistem informasi.
Pada awalnya semua organisasi mulai dengan
mengumpulkan data, data kemudian dimasukkan (data-entry) ke dalam sistem
komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke dalam file basis
data. Data yang tersimpan dalam file basis data kemudian dibaca kembali dan
diproses menjadi informasi. Informasi ini disajikan pada perangkat output untuk
diberikan ke pimpinan. Pimpinan kemudian menggunakan informasi untuk melakukan
tindakan atau mengambil keputusan. Beberapa saat kemudian hasil tindakan atau
hasil pengambilan keputusan dievaluasi dan menjadi bahan untuk perbaikan data.
Data merupakan fakta dasar, data baru berarti kalau
sudah diolah dan dikaitkan dengan suatu konteks tertentu. Informasi adalah
suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan pengetahuan
atau kemampuan. Informasi adalah sesuatu yang dapat menambah pengetahuan
penerimanya jika dibangun dari data yang tepat dan sesuai dengan permasalahan
yang dihadapi. Informasi merupakan darah dan elemen penting dalam menjaga
kelangsungan hidup suatu organisasi
Kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem
informasi bergantung pada beberapa faktor, antara lain:
1. Ketepatan waktu : informasi harus tiba di tangan
pimpinan tepat waktu, tidak boleh terlambat, informasi yang terlambat akan
berkurang nilainya. Di samping ketepatan waktu (timeliness) informasi
juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku.
Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frame), misalnya
laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan isi : informasi harus tepat isinya, atau
harus akurat, tidak mengandung kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan
dengan akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat berarti tidak mengandung
kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian informasi, semakin rinci
berarti semakin presisi.
3. Ketepatan sasaran: informasi harus tiba di tangan
orang yang memerlukannya, apabila salah sasaran informasi tersebut tidak
berguna atau bisa disalah-gunakan.
4. Relevansi : informasi harus relevan dengan
kebutuhan pimpinan atau penggunanya, bila tidak maka informasi ini tidak
berguna.
5. Kemudahan akses : informasi harus bisa diperoleh
dengan mudah agar dapat diterima oleh pimpinan atau pengguna tanpa hambatan dan
lancar. Misalnya informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses
yang aman dari orang yang tidak berhak.
6. Kelengkapan : informasi harus lengkap sesuai dengan
kebutuhan, apabila tidak lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.
Ada beberapa peranan penting informasi bagi pimpinan
dalam suatu organisasi, antara lain:
1. Meningkatkan kinerja organisasi melalui:
a. Peningkatan produktivitas
b. Pengurangan biaya
c. Peningkatan pengambilan keputusan
d. Peningkatan layanan ke pelanggan
e. Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan
pengendalian dalam organisasi
3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam
organisasi
4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem
Informasi tidak hanya dipakai untuk pimpinan dan
kepentingan internal organisasi tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal.
Pemakai internal meliputi pimpinan, staf operasi dan manajemen tingkat bawah
sedangkan pengguna eksternal bisa berupa para pelanggan, stakeholder, para
pemasok barang dan jasa, para pemegang saham, dinas-dinas pemerintahan, dan
sebagainya. Informasi merupakan bagian yang penting khususnya bagi pimpinan
untuk mengambil keputusan sehingga trial and error dapat dikurangi sekecil
mungkin.
C.
Perkembangan Teknologi Informasi
Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan
perkembangan cara penyampaian informasi. Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna
di dinding-dinding, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti sampai
diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal dengan nama
INTERNET. Informasi yang disampaikan pun berkembang.
TI merupakan suatu bidang industri yang berkembang
dengan begitu pesatnya pada tahun-tahun terakhir ini, dan akan terus
berlangsung untuk tahun-tahun mendatang. Perkembangan industri dalam bidang TI
ini membutuhkan suatu formalisasi yang lebih baik dan tepat mengenai pekerjaan,
profesi berkaitan dengan keahlian di bidang TI. Perkembangan bidang Telematika
dan Teknologi Informasi yang sangat pesat perlu diimbangi dengan penyiapan
sumber daya manusia yang handal, untuk mengantisipasi persaingan global yang
sudah semakin dekat.
Salah satu ciri khusus dari bidang ilmu Teknologi
Informasi adalah fokus perhatian bidang ilmu tersebut yang lebih bersifat
aplikatif. Bidang ilmu teknologi informasi lebih mengarah pada pengelolaan data
dan informasi dalam sebuah enterprise (perusahaan atau organisasi kerja lainnya).
Dengan pemanfaatan teknologi komputer dan komunikasi data serta lebih
menekankan pada teknik pemanfaatan perangkat-perangkat yang ada untuk
meningkatkan produktifitas kerja. Dalam perkembangannya sejalan dengan
paradigma ekonomi baru, maka teknologi informasi menjadi senjata yang handal
dalam meningkatkan komunikasi dan interaksi enterprise dengan stake holdernya.
Revolusi Informasi yang merupakan gabungan antara ilmu
pengetahuan dan teknologi telah merubah sumber kekayaan tidak lagi berupa
materi seperti pada revolusi industri tetapi berupa informasi dan pengetahuan
yang diterapkan pada pekerjaan untuk menciptakan suatu nilai. Barangsiapa yang
menguasai informasi maka ia akan menguasai dunia.
Perkembangan TI dalam 2 tahun belakangan ini banyak di
monopoli oleh perangkat mobile, baik dari Barat atau dari Asia. Menggilanya
perangkat tersebut bermula dari diciptakannya sistem operasi android
yang berbasis linux sebagai open source di mana setiap developer boleh
mengembangkan sistem operasi tersebut. Para developer pun berlomba-lomba
menghasilkan karyanya yang bagus untuk bisa dijual ke perusahaan-perusahaan
yang mau menerima hasil karya mereka. Maka bermunculanlah perusahaan-perusahaan
perangkat mobile baru yang menggunakan sistem operasi android. Bagaikan jamur,
perusahaan perangkat mobile juga banyak berdatangan mulai dari low end sampai
high end. Bahkan perusahaan electronic rumahan seperti Samsung, Sony, LG, dan
lain-lain juga membuat perangkat mobile.
Tingginya pengguna perangkat mobile tersebut mendorong
pengguna internet di Indonesia. Menurut http://www.internetworldstats.com - suatu badan survery pengguna internet international
- Negara Indonesaia menjadi No 12 terbesar di Asia di bawah India. Mungkin jika
masyarakat Indonesia sama dengan India, Indonesia bisa menjadi teratas.
Perkembangan teknologi informasi yang cepat membawa
pola pikir serba instan di masyarakat. Pola pikir inilah yang akhirnya mengikat
si user untuk menjadikan perangkat tersebut suatu kebutuhan hidup. Tingkah laku
tersebut bukan hanya pada masyarakat tingkat atas, tapi masyarakat tingkat
bawah pun sudah mejadikan teknologi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan
mereka. Dulu mungkin tidak ada anak sekolah tingkat dasar yang membawa
Perangkat Mobile atau fasilitas obrol tanpa suara melalui perangkat mobile.
Dengan menjamurnya perangkat mobile dan semakin terjangkau harga perangkat
tersebut membuat perusahaan telekomunikasi makin mempromosikan paket produk
yang mereka tawarkan. Masyarakat pun mulai diberikan tanyangan-tanyangan
kemudahan tersebut. Pengaruh perkembangan teknologi informasi di dalam 2 tahun
belakang ini membawa pada kebutuhan serba instan, bila tidak dipahami atau
dicermati, teknologi informasi bisa menjadi candu bagi penggunanya.
Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak
yang besar dalam perubahan kehidupan, ada yang beranggapan “Teknologi adalah
suatu gagasan yang bisa memberikan kemudahan” atau “Teknologi diciptakan karena
memang ada kebutuhan”. Perkembangan Teknologi dapat menjadi suatu masalah jika
teknologi tersebut dimanfaatkan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab
yang hanya menggunakan teknologi sebagai sarana untuk mencapai tujuannya.
Banyak praktek-praktek kejahatan yang juga menggunakan teknologi saat ini,
dengan perangkat mobile seseorang dapat mempengaruhi lawan bicaranya untuk
mentransfer uang ke rekening nya tanpa sadar bahwa uang kita di bank telah
dikuras orang lawan bicara kita. Mungkin sekarang adalah makin maraknya
pencurian pulsa atau sms penipuan atas nama orang tua atau orang yang benar
kita kenal. Modus-modus tersebut membuat perkembangan Teknologi Informasi
menjadi sia-sia, karena makin berkembangnya teknologi informasi makin
berkembang juga cara-cara pengguna yang tidak bertanggung jawab menjalankan
tujuannya.
D.
Jenis-jenis Aplikasi Teknologi Informasi pada Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan
hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran
modern, segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan
alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan
berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan
perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi
virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen
perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala
transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut. Selain itu juga
untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang
lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami
perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi
informasi. Dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna
informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan
tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung
dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang
selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas di dalam
kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan
berbagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka
perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang
biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut
bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual
sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan
informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin
banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih
kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan
lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang 1 buah flashdisk seukuran 8
GB akan dapat memuat ribuan buku atau tulisan di dalamnya. Meskipun softcopy
sekarang sudah menjadi sesuatu yang lumrah dan ngetrend, namun tidak dapat
dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian
informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering
diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi.
Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan
yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas
dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang
mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu
alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing)
dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu
komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk
membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun
(design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat
kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi
melalui kabel atau gelombang radio.
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi
informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat
bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1.
Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan
diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word
processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian
surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga
jenis dasar word processor :
- Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.
- Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
- Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat
beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
- Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
- Menambah kepuasan kerja
- Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
- Menghemat tenaga
- Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
- Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan
- Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer - komputer lainnya.
Beberapa
kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
- Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
- Memerlukan pelatihan yang memadai
- Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
- Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2.
Komunikasi Perkantoran
Komunikasi
dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan
orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya
kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi
semakin canggih yang dikenal dengan telekomunikasi (telecommunication)
berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang
berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara
penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui
gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan
kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan
sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi
dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan
teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam
telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3.
Pengiriman Surat
Setelah
berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman
surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat
elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail).
Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari
satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian
informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak
perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks,
faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4.
Tata laksana Arsip/Filing
Komputer
mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing
warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung
arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam CD, flashdisk. Dengan
demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan
yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk
kertas.
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi
terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu
dipertimbangkan:
1.
Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
- Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
- Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
- Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
- Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
- Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
- Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
- Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi
terhadap karyawan kantor
a.
Keuntungan:
· Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
· Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan
ke mesin- mesin.
· Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan
informasi.
· Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki
kesalahan-kesalahan.
· Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan
peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
elektronik, programmer dan rekayasa software .
· Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap
minggu.
· Lebih sedikit pekerjaan
b.
Kerugian:
· Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
· Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan
seperti layar, printer, dan sebagainya.
· Kehilangan kontak personal, karena penyampaian
informasi dilakukan oleh mesin.
· Implikasi terhadap pemberi kerja.
· Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual
ke sistem elektronik.
· Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada
tahap penerapan.
· Tidak seluruh software yang
tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat
diperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :
1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya
pegawai yang dibutuhkan.
2. Harga teknologi baru ini relatif murah.
3. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat
penyimpangan data di-disk tidak
memerlukan ruang seluas filing cabinet.
memerlukan ruang seluas filing cabinet.
4. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh,
diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
5. Produktivitas meningkat secara cepat.
6. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai
variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
7. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif
secara individual dari kantornya.
Perangkat lunak aplikasi merupakan program yang
dipakai untuk bidang tertentu. Aplikasi dibagi atas beberapa bidang, antara
lain :
1. Aplikasi perkantoran dan bisnis. Dipergunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan kantor,seperti mengetik (word processing, manajemen
dokumen), membuat tabel kerja,membuat database sederhana ataupun mengolah
gambar sederhana. Contoh aplikasi perkantoran yang terpaket: Microsoft office,
Koffice, StarOffice, Abiword, Open Office, MS-Office for MAC dan lain
sebagainya. Aplikasi bisnis lainnya juga meliputi aplikasi pengolah data
keuangan misalnya (personal finance application,business account application).
Contoh: aplikasi perhitungan neraca rugi laba perusahaan. Aplikasi perhitungan
pajak personal dan perusahaan, aplikasi manajemen proyek, aplikasi persediaan
stok barang dan penjualan, aplikasi pelayanan loket dan kredit nasabah bank, aplikasi
pemesanan tiket pesawat/kapal laut dan lain - lain.
2. Aplikasi Database. Digunakan dalam pengolahan data
baik yang berukuran kecil maupun besar bisa digunakan secara stand
alone/tunggal maupun dalam sistem berbasis jaringan lokal client server maupun
webbase (intranet maupun internet).Contoh : MS SQL, FoxBase, Oracle, MySQL,
PostgresSQL, SQL Server.
3. Aplikasi desain grafis.digunakan untuk membuat
sketsa dua dimensi untuk desain ruangan, perabotan, mesin model industri,juga
model tubuh manusia. Contoh : AutoCAD, Pro Design, CorelDraw, Adobe
Ilustrator.Ada juga dalam golongan ini aplikasi image, audio, video
manipulator, yaitu digunakan untuk mengolah citra, suara hingga gambar 3
dimensi untuk pembuatan animasi, pengolahan image, foto , audio, video editing.
Contoh : Adobe photoshop, after effect, premiere, audition,coreldraw, corel
rave, corel photopaint, ulead media studio, gimp, cool edit pro,sound force,
adobe flash,director, 3D studio max,Maya.
4. Antivirus dan utility tools.digunakan untuk operasi
minor (background) yang bekerja dibelakang sistem,berguna untuk meningkatkan
kinerja sistem operasi atau aplikasi dan juga performa hardware.Terdapat 2
jenis utilitas didalam sistem operasi ; utilitas internal: sudah termasuk dalam
paket installasi dalam sistem operasi seperti scandisk di windows atau fsck
(file system check) di OS linux, dan utilitas eksternal : seperti system
optimizer,PC tools, data/ file recovery,PC maintenance, Internet utilities,
Norton system work, Registry clean and repair, hardware repair.Sementar untuk
proteksi virus, contohnya adalah Mc Affe, Grisoft, Norton, kaspersky, AVG.
5. Development tools.Merupakan sistem bahasa
pemrograman komputer yang dilengkapi dengan kompiler tertentu sebagai media
penyusunan program aplikasi.Contoh : Quickbase,clipper,visual basic,turbo
pascal, visual C++,phton,java.Termasuk dalam aplikasi ini adalah web
development tools yang digunakan untuk membuat atau mendesain tampilan website
di internet seperti aplikasi dreamweaver.
6. Aplikasi komunikasi.digunakan untuk membangun
komunikasi antara satu komputer dengan komputer lain dalam jaringan lokal
maupun global.contoh : aplikasi email dan fax, remote acces, YM,ICQ,MSN
terminal emulation, instant messaging, voice recognition, web browser.
7. Jenis aplikasi lain.Multimedia player : seperti
winamp,powerdvd, windows media player. Aplikasi jaringan dan keamanan :
firewall, intruder detections, network monitoring.Aplikasi games PC.
F. Manfaat
Teknologi Informasi Berbasis Internet bagi Perkantoran
Pada umumnya Internet digunakan untuk bisa terhubung
dengan jaringan komputer di seluruh dunia dan sebagai media komunikasi.
Kegunaan Internet Internet mempunyai banyak kegunaan yang menguntungkan dalam
berbagai bidang(bisnis, akademis, pemerintahan, organisasi, dsb) antara lain:
- Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah dengan menggunakan berbagai aplikasi antara lain : email, NewsGroup, www, FTP. Dll
- Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi, contoh : koran, majalah dan brosur.
- Sebagai media promosi, contoh : pengenalan dan pemesanan produk.
- Komunikasi interaktif, meliputi : email, dukungan pelanggan dengan www, video,conferencing, internet relay chat, internet phone.
- Sebagai alat untuk research dan development.
- Pertukaran data
Beberapa fenomena dan kelebihan internet sebagai media
informasi dan komunikasi dibandingkan dengan media lain, Informasi yang
didapatkan lebih mudah, cepat dan murah dengan jangkauan global. Hal ini
didukung dengan fakta bahwa untuk menjangkau pengguna sebanyak 60 juta orang,
- Butuh 30 tahun untuk radio
- Butuh 15 tahun untuk televisi, dan
- Hanya Butuh 3 tahun untuk web dengan aplikasi: mail,WWW, NewsGroup FTP Gopher dan lain-lain
Kalau dilihat dari fakta demikian, tentu Kegunaan
Internet semakin berkembang dalam memenuhi tuntutan para penggunanya yang
mencakup media online, transportasi, transaksi, dan lain sebagainya.
Dalam bidang perkantoran sangat banyak dibutuhkan
aplikasi yang menunjang pekerjaan yang dilakukan dalam perkantoran. Mulai dari membuat
proposal, presentasi, menampilkan laporan pada klien, share document, dan masih
banyak lagi. Apalagi sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli,
iklan yang sangat membutuhkan banyak aplikasi. Namun jika hanya aplikasi
offline saja rasanya kurang cukup untuk memenuhi kebutuhan perkantoran. Apalagi
banyak aplikasi yang harus berbayar dan menuntut perusahaan untuk mengeluarkan
modal yang banyak. Meskipun ada yang tidak berbayar tetap saja itu belum cukup
untuk memenuhi kebutuhan perkantoran. Oleh karena itu, di bidang perkantoran
mulai dan sudah banyak menggunakan aplikasi perkantoran berbasis internet.
Aplikasi internet untuk perkantoran ini juga sangat menguntungkan dalam
berbagai hal. Layanannya gratis, mudah untuk membagikan pada pihak yang
terkait, menghemat biaya, mengurangi jumlah pemakaian kertas, karena saat ini
perusahaan dituntut untuk tidak banyak mengeluarkan kertas, dan masih banyak
lagi keuntungan yang didapat saat menggunakan aplikasi internet untuk
perkantoran.
Banyak sekali jenis-jenis aplikasi internet untuk
perkantoran mulai dari yang gratis hingga berbayar. Dan dibawah ini akan
dijelaskan beberapa aplikasi internet untuk perkantoran yang sangat bermanfaat
untuk kriteria hemat biaya, tenaga, kertas dan lain-lain. Aplikasi internet
untuk perkantoran yang akan dijelaskan adalah sebagai berikut:
- Google Drive atau Google Document
Google merupakan nama yang sudah tidak asing bagi
siapa pun apalagi pengguna setia internet. Selain dikenal sebagai search
engine, Google juga dikenal salah satunya karena layanan yang ada dalam
emailnya yaitu Google Drive atau Google Document. Google Drive adalah layanan
yang disediakan secara otomatis jika kita menggunakan email dari google, atau
kita pun bisa menginstallnya secara Online melalui Google Chrome. Fitur yang
ada dalam Google Drive atau document ini banyak dan menarik. Layaknya aplikasi
office, google Drive ini juga menyediakan aplikasi office seperti aplikasi
pengolah kata, spreadsheet, presentasi, membuat formulir, membuat kuesioner, dan
lain-lain. Meskipun sebuah perkantoran tidak memiliki aplikasi office, asalkan
memiliki koneksi internet maka bisa menggunakan aplikasi Office secara gratis
dari google. Selain itu, dokumen yang kita buat pada google document bisa di
edit secara bersamaan secara real time. Misalnya ada dua orang atau lebih
pegawai perusahaan yang diberi tugas oleh atasannya membuat laporan. Tapi salah
satu dari mereka ada yang sedang bertugas diluar kota tapi laporan tetap harus
diserahkan pada waktu yang tepat kepada bos mereka. Jika menggunakan google
document meskipun salah satu mereka berada di belahan dunia manapun tetap bisa
melakukan pekerjaan secara real time misalnya saat mengedit laporan tersebut,
tentunya harus ada koneksi internet untuk menghubungkan ketiganya. Karena
kelebihan itu, akan sangat memudahkan dan menguntungkan bagi para pegawai
tersebut mengerjakan laporan dengan tepat waktu meskipun salah satu dari mereka
sedang berada di tempat yang jauh sekalipun dan terkoneksi dengan internet.
Selain itu, document yang dibuat digoogle document bisa langsung di sharing
kepada siapapun yang diinginkan, atau di sharing ke komunitas perusahaan
tersebut secara cepat dan mudah tentu saja sangat memerlukan koneksi internet.
- Google Calendar
Google calendar merupakan salah satu aplikasi yang disediakan google. Fungsinya
untuk membuat agenda atau jadwal yang harus dilaksanakan. Misalnya sebuah
perusahaan dengan karyawan yang banyak mempunyai sebuah komunitas di google dan
semua karyawannya dapat menggunakan google calendar. Maka untuk setiap jadwal
rapat, pertemuan dengan klien, atau jadwal proyek dan lain-lain bisa dimasukkan
dalam google calendar dan dishare kepada seluruh pegawainya. Selain itu,
meskipun para pegawainya tidak sedang terkoneksi dengan internet, para pegawai
bisa diingatkan secara langsung oleh google calendar mengenai jadwal yang
ditentukan pada hari tertentu dengan cara memasukkan nomor handphonenya ke
google calendar. Dan secara otomatis akan terkirim ke para pegawainya. Hal ini
akan semakin memudahkan interaksi dan mengingatkan jika ada event-event khusus.
- Billing Boss
Billing Boss merupakan sebuah situs online untuk pembuatan invoice online atau
e-billing. Invoice adalah surat tagihan untuk para konsumen yang belum membayar
tagihan. Jika sebuah perusahaan harus membuat invoice-nya sendiri buntu 10.000
konsumennya maka akan menghabiskan waktu yang sangat banyak dan butuh tenaga
ekstra juga biaya yang banyak. Tapi jika menggunakan Billing Boss ini, sebuah
perusahaan dengan mudah akan mencatat apapun transaksi yang dilakukan dengan
konsumennya. Jika ada konsumen yang belum membayar tagihan maka dengan mudah
kita bisa mengirimkan surat tagihan atau invoice ini secara online kepada
konsumen tersebut. Jadi tidak perlu mengirim surat tagihan via pos atau
sejenisnya, kita tinggal lihat saja diskus itu dan membuat surat tagihan dan
mengirimkan surat tagihan tersebut kepada konsumen secara digital melaui email.
Selain itu Billing Boss ini juga menyediakan pembukuan online untuk transaksi
keuangan. Dan data yang ada dalam billing boss bisa dishare kepada atasan
perusahaan itu untuk laporan keuangan, tentu saja Ike yang tersimpan pada
billing boss ini sangat terjamin kerahasiaannya. Bagi perusahaan baru yang
ingin menggunakan billing boss ini dana masih belum percaya maka akan
disediakan Free trial untuk menggunakan billing bos selama 30 hari.
- Bidsketch
Bidsketch adalah sebuah situs yang menyediakan layanan membuat proposal secara
Online dengan cepat. Proposal merupakan hal yang penting ala perusahaan, dan
tidak mudah untuk membuat proposal dengan baik, detail, dan benar. Maka agar
lebih mudah gunakanlah Bidsketch yang menyediakan jasa pembuatan proposal
Online. Dengan menggunakan Bidsketch juga kita bisa menghemat penggunaan kertas
karena pembuatan proposalnya pun berbentuk digital.
Banyak sekali aplikasi internet untuk perkantoran yang
dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan di bidang perkantoran. Fungsinya tidak
kalah dengan aplikasi yang tidak berbasis internet. Alternatif menggunakan aplikasi
internet untuk perkantoran ini menurut saya sangat menguntungkan. Selain
menghemat biaya, tenaga, juga menghemat penggunaan kertas di bidang
perkantoran. Dengan semua penghematan ini sebuah perusahaan yang menggunakan
aplikasi untuk perkantoran akan semakin efisien dalam mengerjakan suatu hal dan
semakin banyak keuntungan yang didapat karena biaya yang tadinya digunakan
untuk membeli sebuah aplikasi perkantoran bisa digunakan untuk keperluan yang
lain. Selain itu dengan adanya aplikasi internet untuk perkantoran disebuah
perusahaan akan semakin memudahkan interaksi antara pegawai dan pegawai atau
pegawai dan atasan saat salah satunya berada di suatu tempat yang jauh. Karena
dengan koneksi internet dan aplikasi yang tersedia meskipun berada di tempat
yang jauh tetap tidak ada hambatan untuk melakukan komunikasi. Selain itu,
pengoperasian aplikasi internet untuk perkantoran terbilang sangat mudah dan
mudah dipelajari karena sebagian hampir mirip dengan aplikasi biasa dalam
perkantoran jadi tidak perlu sulit meskipun seorang pegawai yang baru pertama
menggunakannya.
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, A
& Triwahyuni, T.Ch., Pengenalan Teknologi Informasi, Andi Offset,
Yogyakarta, 2003
Talib, Haer,
Panduan Praktis Belajar Komputer. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
Enterprise,
J. (2010). Membangun Kantor Ramah Lingkungan Dengan Internet. Jakarta:
Elex Media Komputindo.
Komputer, W.
(2010). Kumpulan Aplikasi Perkantoran Online. Semarang: Penerbit Andi.
http://global-warming-1992.blogspot.com/2011/12/global-warming.html diakses pada tanggal 12 Januari
2013 jam 7:57 am.
Hirakos.(2011).
Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan
[online]. Tersedia:
http://hyrra.wordpress.com/2011/10/01/implementasi-teknologi-informasi-untuk-keunggulan-kompetitif-perusahaan/ (26 November 2011)
Raymond
McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001.
Searching Google
Yaqin,
Ainul.(2009).Peranan teknologi informasi khususnya system informasi dalam
manajemen perkantoran modern [online]. Tersedia: http://yaqinov.wordpress.com/2009/03/13/peranan-teknologi-informasi-khususnya-system-informasi-dalam-manajemen-perkantoran-modern/ (26 November 2011)
Peran
Teknologi Informasi Dalam Dunia Komunikasi” http://www.esaunggul.ac.id/article/peran-teknologi-informasi-dalam-dunia-komunikasi/
https://www.google.com/publicdata/explore?ds=d5bncppjof8f9_&met_y=it_net_user_p2&idim=country:IDN&dl=en&hl=en&q=indonesia%20internet%20usage
Tidak ada komentar:
Posting Komentar